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RFIとは
RFIとは、Request For Informationの略で一般的に「情報提供依頼書」と訳されています。このRFIは、主に企業がベンダー等からのあるサービスに関する情報収集を目的とした依頼書のことで、受け取ったベンダーはこの資料に書かれた項目の情報をまとめ、依頼された企業に提供します。 後の項目で登場する主にベンダー選定を目的としたRFPとは趣旨が異なりRFIはサービスに関する情報を広く募ることが目的ですが、RFIを依頼されたベンダーも情報収集に長い期間が必要になる場合も多く、実質的にはベンダー選定の評価に繋がります。RFIに含まれる項目
このRFIに含まれる主な項目を下記にまとめました。 プロジェクト概要現行調査結果
システムへの要求
提供依頼情報
通則
プロジェクト概要
その会社の事業内容、事業規模などの概要と、プロジェクト発足の関する目的や背景などを記載し、ベンダーへ共有します。また、システム化の対象範囲などもこの項目に記載されています。現行調査結果
ボトルネックとなっている現状のシステムの課題点や、現状のシステム構成などを記載します。解決したい課題やシステム内で重要視するポイントが分かりやすくまとまっています。システムへの要求
システム構築の必須条件、制約条件などを記載します。どのようなプロジェクトなのかを端的にまとめた項目となります。提供依頼情報
ベンダー側からどのような情報が欲しいのかの詳細です。複数のベンダーにRFIを渡す場合、比較できるように詳細項目のフォーマットが決められている場合がほとんどです。ベンダーの会社概要や窓口担当者の情報、どんなパッケージを組み合わせるかの推奨構成、そのパッケージの情報、導入事例などの情報を記載します。通則
回答期限や回答の形式などを記載し、ベンダーに回答を求めます。RFPとは
続いて、RFIによく似たRFPについて解説します。 RFPはRequest for Informationの略で、提案依頼書と訳されます。一般的にはRFIよりもRFPのほうが具体的な案件の要素が含まれていて、案件の提案時に提出を求められるケースが多いため馴染みのある方も多いのではないでしょうか。RFPに含まれる項目
このRFP含まれるのは、主に下記の項目となります。 プロジェクト概要システム機能要求
移行方針
前提・制約
提案依頼内容
見積
通則
プロジェクト概要
その会社の事業内容、事業規模などの概要と、プロジェクト発足の関する目的や背景など、RFIと同じ内容の項目です。システム機能要求
システム機能要求とは、企業側が求める具体的な機能を提示します。これにより、ベンダー側はどのようなパッケージを組み合わせて構築するのかを検討します。移行方針
旧システムから新システムへデータの移行作業は非常に大切な業務です。依頼する企業側がデータ移行作業を行うケースもあるため、どの範囲をベンダーに対応してもらうのか、どのような方針で移行するのかが記載されています。前提・制約
提案を受ける上での制約条件が記載されています。全体のボリュームやユーザー数、保守や運用の役割についても明記します。提案依頼内容
提案依頼内容には、会社情報や製品情報、その製品の導入実績、プロジェクト管理方法、スケジュール、体制、成果物、システム機能要求、非機能要求、システム構成、移行方法、保守内容などが提示されていて、ベンダーはそれらの項目を精査します。見積
プロジェクトの対象範囲によって見積もりが大きく変わるので、対象となる範囲は正確に明記しておきます。また、ハードウェア、ソフトウェア、人件費なども細かく記載しておけば、依頼側の企業に見積もりの根拠や内容詳細が伝わりやすいでしょう。通則
先ほどのRFIと同じくですが、回答期限や回答の形式などが記載されています。また、案件の規模によってはこのRFPを作成するのに1〜2ヶ月かかるような場合もあるため、回答期限は少し余裕があるケースも多いです。まとめ
いかがでしたでしょうか。ベンダーに提供するために作成するRFIやEFPは非常に骨の折れる作業で時間もかかりますし、また、ベンダーは提示されたRFIやRFPに合った資料を用意するのも非常に大変です。 しかし、これらの資料がプロジェクトの本質を捉えていて、かつ、項目の詳細が明確で正確であればあるほどプロジェクトの失敗率は下がりますので、じっくりと作成に取り組むようにしてください。参考：システムを作らせる技術 エンジニアではないあなたへ / 白川 克 (著)、濵本 佳史 (著)
https://www.ctp.co.jp/book/book525/
※本書内のコラムにありますが、本来の意味合いで言えば「システムを作ってもらう」や「システムを一緒に作る」が正しく、このような偉そうなタイトルをつけたのは、タイトルを簡素化したいと悩みに悩んだ末に決定したとあります、ということを付け加えておきます。
