目次
「議事録」作成の目的
1.要求・目的を正しく把握する
「新サービス開始でWebサイトを作らなきゃいけないから…」「サイト作成してから時間が経ったからリニューアルしたくて…」など、クライアント側の要求が曖昧で作業的な場合がよくあります。根気よくヒアリングを行い、「ミッションを明確にする」手助けをし認識を共有することで、本来の目的に沿った成果物を作成することができます。
2.現場のタスク管理
単なるメモではなく、「何を・誰が・いつまでに・どのように対応するか」まで具体化することで、議事録作成と同時にタスク管理もできスムーズに案件が進みます。
3.クライアントとの信頼関係
目的や要望が正しく把握・整理されていない、曖昧な議事録の場合、「言った・言わない」でクライアントとトラブルになったり、成果物のクオリティも要求とかけ離れたものになってしまいます。その結果、クライアントからの信頼関係を損ない、継続受注に繋がりにくくなります。
過去失敗した「NG議事録」
- 会話をそのまま時系列に書き連ねたログ型記録
└読み返しても結論・理由・アクションがわかりづらい
- 感想や雑談まで混ざったフワッとした議事録
└曖昧な表現だけでは、プロジェクトが進むほど解釈の余地が広がる
プロが実践している「シゴでき議事録」
- 冒頭に「会議名」「日時」「参加者」「目的」「アジェンダ」を明記し、その下にアジェンダ単位でブロックに分ける
- タスクは「〇〇を確認」ではなく、「〇〇についてメリット・デメリットを整理し、次回会議までに資料化」のように成果物のイメージが湧くぐらい具体化
- 議事録作成の段階で、チケット番号・Figma・デザインURL・stg環境URLなどを紐付けておく
信頼を勝ち取る「議事録フロー」
「会議に参加していないメンバーやクライアントが読んでも、状況がすぐわかる」議事録がベスト。尚且つ、会議終了後にスピーディに共有することでクライアントからもチームメンバーからも信頼を勝ち取れます。
- アジェンダ整理：「何を決めるか」「どこまで議論が進んでいるか」を事前に整理する
- テンプレート準備：アジェンダを記載し、「決定事項」「宿題・タスク」を記録する欄を用意
- 要点のみ記録：「全て書き起こす」のではなく、「何を残すか」を意識して記録する
- 「結論→理由→論点の分岐→未決事項」の順で記録
- 議事録とツールの紐付け：タスク管理・ドキュメント管理ツールと紐付け、議事録からそのままタスクへ飛べる運用に
まとめ：議事録を制する者は、プロジェクトを制する！
Web制作における議事録の重要性と、Webディレクターのための議事録ハックを紹介してみました。いかがでしたでしょうか？「たかが議事録」と手を抜いてしまうと、プロジェクト全体の進行がスムーズにいかなかったり、プロジェクト本来の目的を見失ってしまう可能性もあります。チームメンバーもクライアントも全員が同じ目的や課題を共有するためにも、効率的・効果的な議事録を作成・活用していきましょう。
